FUNCIONES BÁSICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Las funciones básicas de la administración son cinco:
-Planeación.
-Organización
-Dirección.
-Coordinación.
-Control.
-Evaluación.
1. PLANEACION
Es la fase en la cual se determina anticipadamente que es lo
que se va a hacer, esto incluye el establecimiento de objetivos, programas,
políticas y procedimientos.
·
OBJETIVO
Es la razón de ser de la empresa, esto es, lo que se propone
alcanzar.
·
LOS PROGRAMAS
Son los planes que se deben realizar en un tiempo
determinado para lograr el objetivo propuesto.
·
LAS POLÍTICAS
Son las normas en las cuales deben estar encuadradas las
actividades para alcanzar el objetivo.
·
LOS PROCEDIMIENTOS
Son las guías o formas de acción que nos dicen de que forma
se deben realizar las actividades.
NECESIDAD DE LA PLANEACIÓN
La necesidad de la planeación en
una empresa aparece principalmente por tres razones:
-Para obligar a pensar en el
futuro. Se planifica para que todas las personas de la empresa piensen hacia
donde van y se puedan anticipar a los problemas, evitando en esta forma que se
deje los problemas a la suerte o a las creencias religiosas.
-Para obligar a pensar en. forma
coordinada, esto permite que las personas sean conscientes de qué es lo que se
espera de ellas y así puedan cumplir con las funciones asignadas.
-Para evitar riesgos y. pérdidas, si no se ha realizado por anticipado
una planeación, los riesgos de pérdidas se aumentan y lo más seguro es que la
empresa fracase.
Esto no significa" que la planeación es la fórmula para
que una empresa nunca fracase, simplemente significa que una empresa que planea
sus- actividades tiene más probabilidades de triunfar.
En la empresa 'Cooperativa o Asociativa, esta fase es de
gran importancia, ya que, mediante la misma, se presentan los planes y acciones
que al realizarse irán en beneficio de los socios.
Además, en la Asamblea General los afiliados mediante su
participación solicitarán; ¿s sus directivos programas y ejecuciones? muy concretas que deben ser tenidas en cuenta
durante la planeación.
2. ORGANIZACIÓN
Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las
relaciones de autoridad y responsabilidad entre las diferentes personas de una
empresa.
5.2 Herramientas y técnicas de planeación
RAZONES PARA ORGANIZAR
Existen dos razones fundamentales por las cuales es
conveniente organizar:
1- Hay una gran cantidad de cosas que no puede realizarlas
una sola persona y por lo tanto debe unirse con otros para ejecutarlas.
2- Para aprovechar los beneficios que trae la división del
trabajo.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Esta herramienta nos da a conocer
qué debe hacer cada persona, cada departamento u organismo, describiendo los
deberes y responsabilidades de cada persona y las atribuciones de cada persona
con respecto al grupo de personas que trabajan a su cargo.
La organización en la Cooperativa
debe ser permanente ya que es la única forma en que los socios podrán conocer
la marcha de la Empresa mediante la utilización de las herramientas que hemos
visto se puede presentar una imagen rápida, fácilmente comprensible y fiel de
la situación de la sociedad.
3. DIRECCIÓN
Esta fase del proceso de administración,
hace referencia a la forma como se imparten las órdenes o instrucciones a las
personas de la empresa y se explica qué es lo que debe hacerse.
Aunque son de mucha importancia
las cualidades personales de quien va a ejecutar la actividad, es conveniente
tener en cuenta las características de una buena instrucción, la cual debe ser:
-Razonable: lo cual quiere decir
que no se debe ordenar algo inalcanzable para la persona que recibe la orden,
se debe tener en cuenta si la persona que la recibe tiene la experiencia y
habilidad necesaria para cumplirla satisfactoriamente.
-Completa: al dar ciertas
instrucciones debe decirse claramente la cantidad y calidad de la actividad a
ejecutar.
Ejemplo: seleccionar una
producción o compra de papa, papa de primera, de segunda y de tercera etc.
-Clara: la orden debe ser
comprensible, o sea que la persona que la recibe la debe entender muy bien,
para lo cual el que dicta la instrucción debe colocarse en el lugar del
subordinado y considerar lo que éste quiere que se le diga.
Sabemos muy bien que la Cooperativa está en manos del
Gerente, por delegación que hace el Consejo de administración.
Las instrucciones que dirige a los empleados, socios y otros
organismos, debe tener las características antes anotadas, lo cual permitirá no
solo una mayor eficiencia en la administración, sino también una correcta
información a los afiliados.
4. COORDINACIÓN
En el proceso administrativo debe existir coordinación o sea
que haya una estrecha armonía entre los funcionarios de la empresa y las
operaciones que ejecutan para que el desenvolvimiento del trabajo no tenga
ningún obstáculo.
Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos.
Esta coordinación se puede obtener a través de consultas de
unas personas a otras, con participación democrática caso de las cooperativas
con las cuales pueden conformarse grupos de trabajo uniforme. Para lograr este
fin los funcionarios jefes deben exponer a los empleados sus puntos de vista en
cualquier caso particular.
5. CONTROL
Este proceso consiste en verificar si los resultados
obtenidos son iguales o parecidos a los planes presentados, y permite
básicamente avisar en forma oportuna si algo está fallando y además si resulta
eficaz en el uso de los recursos
También podemos decir que el control consiste en la medición
y corrección de la ejecución con base en las metas establecidas, compara lo
realizado con lo planeado y exige cuentas de las tareas y actividades asumidas.
Como proceso que es el control, lo podemos dividir en:
-Establecimiento de patrones de comparación en puntos
estratégicos.
-Medición de lo realizado.
-Comparación de lo que se ha realizado con lo que se ha
planeado.
-Corrección de las fallas encontradas.
